Lagkah-langkah Penerapan ISO 14001

Ada berbagai tahapan untuk dapat mengembangkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan efektifitas sistem diantaranya:

Tahap 1: Persiapan

Tahap 1: Pengembangan

Tahap 3: Penerapan

Tahap 4: Evaluasi dan Monitoring

Tahap 5: Sertifikasi

Tahap 6: Pemeliharaan dan Improvement

TAHAP 1. PERSIAPAN

Sebagai langkah awal untuk pengembangan, penerapan, sistem manajemen lingkungan adalah persiapan. Dalam persiapan ada beberapa hal yang dilakukan, diantaranya:

Pembentukan Tim

Organisasi atau perusahaan ketika akan mengembangkan, menerapkan sistem manajemen lingkungan, maka sebagai langkah awal Manajemen Puncak dalam hal ini Direktur Utama harus menunjuk Tim yang berperan dalam pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Seperti yang di atur dalam persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.4.1 Tim yang dibentuk ini di ketuai oleh seseorang yang di sebut Management Representative :

Adapun tugas, tangung jawab dari Tim Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 diataranya:

Manajemen Puncak:

Manajemen Puncak merupakan pimpinan tertinggi di Organisasi atau perusahaan, yang dapat berupa Board of Director atau cukup Direktur Utama.

Management Representative (MR)

Selajutnya Manajemen Puncak menunjuk seorang Management Representative dimana dengan kemampuan yang dimiliki ditunjuk sebagai pemimpin tim sistem manajemen lingkungan.

Document Controler (DC)

Management Representative di bantu dengan Document Controler yang merupakan personel yang ditunjuk dengan tugas tanggung jawab:

  • Membantu MR dan Working Group dalam melakukan dokumentasi sistem manajemen lingkungan
  • Dengan persetujuan MR mengendalikan seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan
  • Melakukan adminitrasi dan fileing seluruh kegiatan management representative
  • Menyiapkan data untuk kebutuhan kajian manajemen
  • Memyimpan rekaman sistem manajemen lingkungan dan melakukan pemusnahan record yang menjadi tanggung jawab MR setelah masa retensi sudah habis

Working Group

Selain Document ControlerManagement Representative juga dibantu oleh kelompok kerja (Working Group) yang merupakan tim yang di ambil mewakili masing-masing fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaan.

Auditor Internal Sistem Manajemen Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan yang dikembangkan secara periodik harus dilakukan evaluasi efektifitas penerpannya. Salah satu mekanisme evaluasi yang diwajibkan oleh standar ISO 14001 adalah dengan melakukan audit Internal. Untuk dapat melakukan audit internal secara efektif maka harus memiliki Tim Auditor Internal yang kompeten dan independent. Tim Auditor internal inilah yang merupakan personel yang telah memiliki kualifikasi sebagai auditor internal, yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit serta memahami proses yang audit.

Pembentukan Komitmen

Apabila Manajemen Puncak sudah menetapkan Tim Sistem Manajemen Lingkungan, maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan komitmen tim maupun seluruh karyawan Organisasi atau perusahaan. Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Ada berbagai langkah yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan komitmen baik untuk tim maupun karyawan diantaranya:

  1. Tim dan karyawan harus mengetahui maksud dan tujuan dari penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001
  2. Proses sosialisasi yang intensif dan masif bagi seluruh karyawan
  3. Menunjuk tim dalam suatu Surat Keputusan yang sekaligus diberikan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai Tim.
  4. Komunikasi yang efektif antara Manajemen Puncak, Tim dan Seluruh karyawan
  5. Reward and punishment system

Penetapan Ruang lingkup

Penetapan ruang Lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di Organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum dilakukan pengembangan. Organisasi atau perusahaan , ketika mengembangkan, menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan harus menetapkan ruang lingkup sistem nya, apakah sistem yang dibangun mencakup semua area atau akan membuat skala prioritas. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan apakah pengembangan dan penerapan sistem akan dilakukan mencakup seluruh area atau dilakukan secara parsial. diantarannya:

  1. Kesiapan infrastruktur untuk mengendalikan atau mencegah dampak negatif lingkungan dari kegiatan untuk setiap area
  2. Kesiapan Tim dan karyawan dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan
  3. Ketersediaan anggaran untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan persyaratan baik infrastruktur maupun peraturan perundang-undangan terkait dengan lingkungan yang relevan
  4. Tingkat dampak lingkungan sebagai efek samping kegiatan yang dilaksanakan di masing-masing area/ proses.
  5. Tuntutan dari pihak-pihak terkait

Penyediaan Sumber daya

Dalam menerapkan suatu sistem manajemen, apalagi sistem manajemen lingkungan maka tidak akan terlepas dari kebutuhan sumber daya, di mana sumber daya ini menjadi penggerak untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan. Tanpa ketersediaan sumber daya yang memadai, maka penerapan sistem manajemen ini dapat menjadi kurang efektif atau bahkan sulit untuk dilaksanakan. Adapun sumber daya di harus di persiapan untuk kebutuhan penerapan sistem manajemen lingkungan seperti yang di atur dengan Persyaratan ISO 14001;2004 clausa 4.4.1 mencakup di ataranya:

  • Sumber daya manusia termasuk kemampuan spesifik yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan
  • Infrastruktur yang dibutuhkan untuk mengendalikan dan mengurangi dampak negatif dari kegiatan yang dilakukan oleh Organisasi atau perusahaan
  • Teknologi yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif pencemaran lingkungan
  • Keuangan yang dibutuhkan untuk membiayai seluruh kegiatan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan

TAHAP 2: PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen lingkungan sudah cukup dengan, indikator:

  • Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin oleh Management Representative yang di kuatkan dalam bentuk surat keputusan oleh Direktur Utama
  • Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di tetapkan
  • Komitmen Tim dan Manajemen sudah ditunjukkan termasuk komitmen terhadap penyediaan sumber daya

maka langkah berikutnya adalah pengembangan sistem manajemen. Pengembangan sistem Manajemen Lingkungan harus mengacu pada persyaratan standar ISO 14001:2004, sehingga pada akhirnya kalau sistem memenuhi standar ISO 14001:2004 maka dapat dilakukan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan yang sudah di terapkan.
Untuk dapat mengembangkan sistem manajemen dengan baik maka dibutuhkan bimbingan konsultan yang berpengalaman dalam pengembangan, penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 di mana langkah awalnya yang harus dilakukan adalah transfer knowladge melalui proses pelatihan. Tujuan dari pelatihan awal ini adalah:

  • Memberikan pengetahuan kepada Tim tentang konsep sistem manajemen lingkungan
  • Memberikan pengertian tentang interpretasi persyaratan ISO 14001:2004
  • Memberikan arahan bagaimana melakukan pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan
  • Memberikan arahan tentang sistem dokumentasi Sistem Manajemen lingkungan
  • Memberikan pengertian bagaimana melakukan risk assessment terkait dengan aspek dan dampak lingkungan

Pembuatan Kebijakan Lingkungan, Objective dan Target

Dalam hal pengembangan Sistem Manajemen Lingkungan, maka langkah awal dokumen yang dibuat adalah merumuskan kebijakan perusahaan terkait dengan Lingkungan atau disebut dengan Kebijakan Lingkungan ( Environment Policy). Dengan kebijakan lingkungan di buat, maka akan digunakan sebagai salah satu dasar untuk penyusunan objective dan target , serta Pedoman Lingkungan, Prosedur Sistem Manajemen Lingkungan serta dokumen lain. Menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.2 bahwa Kebijakan Lingkungan harus di buat dan ditetapkan oleh manajemen puncak dalam hal ini Direktur Utama dimana dalam kebijakan tersebut harus:

  • Sesuai dengan sifat, bisnis dan skala organisasi termasuk dampaknya terhadap lingkungan
  • Harus adanya komitmen untuk mencegah terjadinya pencemaran lingkungan serta peningkatan secara terus menerus
  • Harus juga berisi komitmen untuk memenuhi peraturan perundang-undangan yang relevan serta persyaratan lain.
  • Menjadi kerangka untuk menetapkan objective dan target
  • Terdokumentasi, di terapkan dan di pelihara kesesuaiannya
  •  Dikomunikasikan ke seluruh karyawan
  • Tersedia untuk kepentingan umum

Pembuatan Dokumen

Dokumen merupakan referensi untuk melakukan aktivitas yang perupakan perwujudan dari Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Dengan adanya dokumen ini banyak manfaat yang diperoleh diantaranya:

  • Memberikan arahan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan
  • Menjaga konsistensi pelaksanaan pekerjaan
  • Media untuk evaluasi efektivitas sistem serta peningkatan efektivitas sistem
  • Media untuk training karyawan

Pedoman Lingkungan

Pedoman lingkungan merupakan dokumen yang berisi kebijakan srategis perusahaan dalam menjalankan Sistem Manajemen Lingkungan. Dalam pedoman lingkungan ini berisi tentang:

  • Kebijakan lingkungan
  • Objective dan Terget Lingkungan
  • Deskripsi tentang ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Lingkungan
  • Deskripsi tentang bagaimana organisasi memenuhi persyaratan standar ISO 14001;2004 yang diwujudkan dalam kebijakan strategis
  • Struktur organisasi dan Tim
  • Interaksi dengan dokumen lain

Prosedur Lingkungan

Prosedur lingkungan merupakan dokumen yang berisi tentang bagaimana menjalankan kebijakan strategis yang ada dalam Pedoman Lingkungan, yang merupakan proses manajemen dalam Organisasi atau perusahaan. Apabila organsiasi telah menerapkan sistem Manajemen Mutu di mana sudah terdapat banyak prosedur mutu/ Operasi, dan bahkan beberapa prosedur merupakan prosedur pengelolaan lingkungan yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manjemen Lingkungan seperti;

  1. Prosedur Operasi Pengelolaan Lingkungan
  2. Prosedur Operasi Pemeliharaan Infrastruktur Properti
  3. Prosedur Operasi Kebersihan
  4. Prosedur Operasi Keamanan
  5. Prosedur Operasi Pengendalian Lingkungan Hidup

Di samping itu juga beberapa Prosedur Sistem Manajemen yang tentunya hampir sama dengan yang dibutuhkan untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan seperti:

  1. Prosedur Operasi pengendalian Dokumen
  2. Prosedur Operasi Rapat Tinjauan Manajemen
  3. Prosedur Operasi pengendalian Catatan Mutu
  4. Prosedur Operasi Perbaikan dan pencegahan Ketidaksesuaian dalam Sistem
  5. Prosedur Operasional Internal Audit

Instruksi Kerja

Instruksi Kerja merupakan dokumen spesifik untuk kegiatan individu atau kelompok kerja tentang kegiatan lingkungan yang kritis yang membutuhkan acuan kerja untuk mencegah ketidak sesuaian. Jadi Instruksi Kerja di buat untuk hanya untuk kegiatan yang kritis saja, dimana kalau tidak ada acuan kerja karyawan dapat melakukan kegiatan spesifik tersebut dengan berbagai metode yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian terhadap pengendalian manajemen lingkungan. Organisasi atau perusahaan terkait dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sudah menyusun Instruksi Kerja terkait dengan mutu dan lingkungan. Beberapa contoh diantaranya seperti:

  1. Instruksi Kerja pemantauan pengangkutan sampah dan limbah organik
  2. Instruksi Kerja penilaian kebersihan Lingkungan
  3. Instruksi Kerja patroli lingkungan
  4. Instruksi Kerja pencegahan bahaya kebakaran
  5. Instruksi Kerja penanggulangan bahaya kebakaran
  6. Instruksi Kerja pengamanan perbengkelan dan lain-lain

Untuk kebutuhan Instruksi kerja dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan, lebih spesifik dapat di dasarkan dari hasil Identifikasi Aspek dan Dampal Lingkungan dimana Instruksi Kerja dibuat berdasarkan kebutuhan untuk pengendalian atau pencegahan pencemaran lingkungan. Oleh karena itu Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk penerapan sitem manajemen lingkungan sebaiknya terintegrasi dengan Instruksi Kerja yang digunakan untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan merupakan sistem manajemen yang berbasis resiko, dimana sistem ini digunakan untuk mengendalikan resiko lingkungan ( Environtment Risk Management). Oleh karena itu bagian dari tahapan pengembangan sistem maanjemen lingkungan maka organisasi harus melakukan Environtment Risk Assessment atau melakukan Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan. Agar dapat melakukan secara kosnisten maka perlu di buat prosedur terdokumentasi untuk pelaksanaan Risk Assessment tersebut seperti yang di atur dalam standar ISO 14001:2004 clausa 4.3.1. Berdasarkan Standar ISO 14001:2004 yang dimaksud aspek lingkungan adalah bagian dari organisasi yang dapat berupa aktifitas, produk atau pelayanan yang berinteraksi dengan lingkungan, sebagai contoh:

  • Pengoperasian genset
  • Penggunaan air
  • Penggunaan AC
  • Penggunaan Energi
  • Proses Maintenance
  • Pemakaian bahan B3

Sedangkan dampak lingkungan (environment impact) merupakan segala perubahan yang terjadi pada lingkungan baik merugikan atau menguntungkan, secara keseluruhan atau sebagai hasil dari aspek lingkungan (definisi standar ISO 14001;2004 point 3.7). Contoh dampak lingkungan diantaranya:

  • Pencemaran udara
  • Pencemaran tanah
  • Pencemaran air
  • Menghasilkan limbah B3
  • Menghasilkan limbah Non B3
  • Pengurangan sumber daya alam
  • Ganguan kesehatan / keselamatan
  • Penipisan lapisan ozon

Identifikasi dan Evaluasi pemenuhan Peraturan perundang-undangan 

Sebagai salah satu persyatan yang diminta Sistem Manajemen Lingkungan dalam Standar ISO 14001:2004 clausa 4.3.2 adalah melakukan identifikasi dan mengakses semua peraturan perundang lingkungan yang relevan dan sesuai dengan kegiatan, produk / jasa yang dilakukan oleh Organisasi atau perusahaan. Disamping itu juga dalam clausa 4.5.2 diatur terkait dengan identifikasi dan kepemilikan peraturan perundang-undangan maka Organisasi atau perusahaan maka harus mengevaluasi pemenuhannya. Peraturan perundang-undangan yang terkait dengan lingkungan ada dalam berbagai bentuk yakni:

  • Undang-undan, contoh: Undang-Undang Republik Indonesia No. 32 Tahun 2009, tentang Perlindungan Lingkungan Hidup
  • Peraturan pemerintah, contoh: Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2001 tentang Pengelolaan Kualitas air dan Pengendalian Pencemaran Air
  • Surat Keputusan menteri / Peraturan Menteri, contoh : Kepmen LH No. 45 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Pelaksanaan RKL dan RPL
  • Peraturan Daerah/ Keputusan Gurbernur, contoh: Peraturan Daerah No. 2 tahun 2005 tentang Pengendalian Pencemaran Udara

TAHAP 3. PENERAPAN

Sosialisasi Dokumen

Sebagai langkah awal untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001;2004, maka seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan yang sudah di setujui di distribusikan ke semua pengguna dokumen serta harus dilakukan sosialisasi. Management Representative mengkoordinasi pelaksanaan sosialisasi bekerja sama dengan Departemen HRD. Program sosialisasi di rancang untuk semua karyawan  mulai dari level manajemen puncak sampai dengan seluruh karyawan. Sosialisasi juga dilakukan ke pihak eksternal yang terkait pengelolaan lingkungan dengan Organisasi atau perusahaan diantaranya:

  • Suplier dan sub contractor
  • Pelanggan
  • Tamu
  • Jika diperlukan masyarakat sekitar

Tujuan dari sosialisasi adalah:

  • Memastikan semua pihak terkait memahami tugas dan tanggung jawabnya dalam penerapan, pemeliharaan Sistem manajemen Lingkungan
  • Semua pihak terkait mampu menjalankan sistem secara efektif untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan sistem.
  • Meningkatkan kesadaran semua karyawan dan pihak pihak terkait untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan
  • Mengajak semua orang untuk berkontribusi, berkomitmen dan mendukung penerapan Sistem Manajemen Lingkungan

Program sosialisasi dapat dilakukan melalui: Pelatihan, Brosur, Briefing, Meeting, News latter dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.

Penerapan Sistem

Seperti halnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan untuk bisa mencapai tujuan perusahaan maka juga harus di implementasikan. Management Representativebersama working group mengkoordinasi penerapan sistem pada setiap fungsi relevan. Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di buktikan dengan rekaman serta praktek pelaksanaan baik itu Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, Prosedur, Instruksi Kerja dan lain-lain.

Bukti bahwa Pedoman Lingkungan sudah diimplementasikan maka minimal kebijakan- kebijakan strategis tentang manajemen lingkungan di pahami dan di mengerti minimal tingkat Kepala Departemen, dan tentunya dilaksanakan. Sedangkan bukti objektif bahwa Kebijakan Lingkungan sudah diimplementasikan adalah Kebijakan itu telah dikomunikasikan ke semua karyawan, di pahami dan di mengerti oleh semua karyawan serta pihak-pihak yang terkait seperti: supplier, Sub kontraktor , pelanggan dan bahkan masyarakat sekitar. Bukti objektif bahwa Objective dan target sudah diimplementasikan ditunjukan dengan program yang sudah di jalankan sesuai dengan tata waktu yang ditetapkan serta pencapaian target sudah dilakukan monitoring dan evaluasi. Bukti objektif bahwa prosedur sudah di implementasikan adalah proses manajemen sudah dijalankan sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan rekaman/ catatan penerpannya, demikian juga dengan Instruksi kerja. Sedangkan untuk Prosedur Tanggap Darurat harus sudah dibuktikan dengan dilakukannya simulasi terhadap prosedur tersebut.

TAHAP 4. MONITORING DAN EVALUASI

Sistem Manajemen yang diimplementasikan, untuk mengetahui sejauh mana efektivitas maka diperlukan monitoring dan evaluasi. Kegiatan Monitoring dan evaluasi yang dilakukan mencakup:

Internal Audit

Salah satu proses internal yang digunakan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen lingkungan adalah internal audit seperti diatur dalam standar ISO 14001:clausa 4.5.5. Internal audit merupakan proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas sudah di jalankan dengan mengevaluasi bukti objektif yang dimiliki. Proses sistematis yang berarti proses internal audit di atur dalam suatu prosedur terdokumentasi, yang kemudian dijalankan oleh suatu tim independen dan kompeten, terprogram dan terjadual untuk setiap periode tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh Tim Internal yang independen yang berarti auditor tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan kompeten berarti seorang auditor internal harus mampu melakukan audit , dengan mengetahui teknik audit, mengerti sistem manajemen lingkungan serta mengetahui proses yang di audit. Oleh karena itu seorang auditor internal harus mendapat pelatihan auditor internal dari trainer yang kompeten. Selain persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.5.5 acuan detail pelaksanaan audit internal sistem manajemen lingkungan dapat menggunakan ISO 19011.

Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 harus di monitoring kinerjanya, apakah mencapai tujuan atau tidak. Tujuan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan adalah bagaimana Organisasi atau perusahaana dapat mencegah atau mengurangi terjadinya pencemaran lingkungan akibat kegiatan, produk atau jasa yang dihasilkan. Oleh karena itu kinerja dapat dilihat dari sejauh mana pelaksanaan dan pencapaian objective dan target PT Kawasan Beriket Nusantara, serta sejauh mana pemenuhan kinerja lingkungan melalui pemeriksaan parameter lingkungan melalui pengujian laboratorium baik dilakukan secara internal maupun eksternal. Management Representativemengkoordinasi pelaporan pencapaian objective target dari setiap fungsi secara periodik, serta melaporkannya ke Direktur Utama. Kepala Departemen di Organisasi atau perusahaana berkewajiban melaporkan pencapaian objective target ke Management Representative secara periodik.

Kinerja lingkungan ini digunakan sebagai indikator sejauh mana efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan di organisasi. Management Representative bertangung jawab melaporkan kinerja tersebut ke Direktur Utama secara periodik melalui Rapat Kajian Manajemen.

Kajian Manajemen

Seluruh standar Sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO, selalu mensyaratakan adanya kajian manajemen sebagai salah satu kegiatan untuk mengali dan mendorong improvement. Dalam Standar ISO 14001:2004 pelaksanaan kajian manjemen di atur dalam clausa 4.6 dimana tangung jawab pelaksanaanya ada di bawah Direktur Utama. Management Representative berkewajiban untuk mengkoordinasi pelaksanaanya, serta melaporkan kinerja Sistem Manajemen Lingkungan dalam forum kajian manajemen.

TAHAP 5. PROSES SERTIFIKASI

Pemilihan Badan Sertifikasi

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan sudah dijalankan secara efektif di buktikan dengan hasil internal audit dan kajian manajemen, maka saatnya Management Representative untuk melakukan pemilihan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi merupakan suatu lembaga baik bersifat nasional ataupun internasional yang memiliki kompetensi dan kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Pemilihan badan sertifikasi tergantung kebutuhan Organisasi atau perusahaan karena di Indonesia terdapat banyak lembaga/ badan sertifikasi baik yang bersifat Nasional maupun Internasional.

Initial Audit

Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem Manajemen berbasis resiko seperti halnya Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004 wajib dilakukan initial audit sebelum dilakukan main audit/ certification audit dari badan sertifikasi. Tujuan dari initial audit adalah:

  • Untuk mengetahui kesiapan untuk dilaksanakan main audit
  • Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan audit

Sebelum dilaksanakan initial audit, maka badan sertifikasi meminta untuk di kirimkan dokumen Sistem Manajemen Lingkungan untuk dilakukan desk study. Dokumen yang di kirim tersebut mencakup Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, serta prosedur.

Main Audit/ Certification Audit

Main audit merupakan audit tahap penentuan untuk menentukan apakah Organisasi atau perusahaana dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 14001;2004 sehingga pada akhir sesion audit dapat direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses audit dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaana. Audit sertifikasi dapat dinyatakan lulus / direkomendasikan mendapat sertifikat apabila tidak ada temuan yang bersifat major. Sedangkan apabila temuan minor maka akan direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat, namun semu temuan minor sudah harus dibuatkan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan dan di kirim ke badan sertifikasi. Namun apabila ada temuan major maka, perlu dilakukan audit ulang dari badan sertifikasi yang di tunjuk, terutama untuk temuan major saja. Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 bulan sekali akan dilakukansurvailance audit.

TAHAP 6. PEMELIHARAAN DAN PENINGKATAN

Survailance Audit

Sertifikat ISO 14001:2004 berlaku selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 sekali akan dilakukan auditsurvailance secara periodik dari badan sertifikasi. Tujuan dari audit survailance adalah:

  • Memastikan apakah sistem manajemen lingkungan masih di I   mplementasikan secara konsisten
  • Menggali peluang improvementterhadap sistem yang sudah       dijalankan

Berbeda dengan audit sertifikasi dimana proses audit dilakukan secara menyeluruh, makasurvailance audit hanya dilakukan secara partial dengan berbagai pertimbangan, diantaranya :

  • Proses yang kritis terhadap lingkungan
  • Area yang banyak temuan audit pada periode sebelumnya

Apa yang harus di persiapkan oleh Organisasi atau perusahaan pada saat menjelang audit survailance:

  1. Sistem Manajemen Lingkungan harus diimplementasikan secara        konsisten
  2. Objective dan Target serta program dilaksanakan serta dilakukan       pemantauan dan pengukuran pencapaian secara efektif
  3. Internal audit sudah dijalankan
  4. Kajian manajemen juga sudah di jalankan

Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2008, maka prosessurvailance audit dapat dilakukan secara terintegrasi dengan Sistem Manajemen Lingkungan.

Re-annual

Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 hanya 3 tahun, dimana setiap 6 atau 12 bulan dilakukansurvailance audit, maka pada tahun ketiga untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat dapat dilakukan Re annual audit. Proses re-annual audit, akan sama dengan main audit/ certificationaudit dimana audit akan dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s